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Kundenkommunikation

SendCloud ermöglicht es Ihnen Ihre Kundenkommunikation zu automatisieren. Standardmäßig ist bereits eine Track & Trace-Email im System hinterlegt. Hier finden Sie Tipps, wie Sie diese anpassen und weitere automatisierte, mehrsprachige Emails erstellen können.

 

Nachdem Sie sich in Ihrem SendCloud-Konto angemeldet haben, finden Sie die Kundenkommunikation im linken Menü unter Einstellungen.

 

 

Hier können Sie zwischen 3 Aktionen wählen:

  • Hinzufügen
  • Logbuch 
  • Einstellungen

1 Track & Trace-Email
Um die standardmäßig hinterlegte Track & Trace-Email zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bleistift-Symbol rechts.

Hier haben Sie 3 Auswahlmöglichkeiten:

  • Allgemein
  • E-Mails
  • Vorschau



1.1 Algemein
Hier können Sie Ihren Profilname, Versandnamen und Logo ändern. Zusätzlich können Sie ein Land als Standard festlegen.  

Hinweis: Für Sendungen in Länder, für die Sie keine separaten Trigger gesetzt haben, haben wir eine englische Track & Trace-Email verschickt. 

1.2 E-mails

in E-mails finden Sie das standardmäßige Track & Trace-Email, das bereits für folgende Länder aufgesetzt ist:

  • Deutschland
  • Österreich
  • Niederlande
  • Belgien
  • Frankreich
  • Vereinigtes Königreich (UK)

Sobald ein Paket außerhalb von Deutschland versendet wird, erhält der Empfänger eine Email in der entsprechenden Landessprache bzw. in Englisch. Selbstverständlich können Sie das Track & Trace-Email in weiteren Sprachen hinzufügen.


1.3 E-mail bearbeiten

Sie können die bestehenden Track & Trace-Emails manuell bearbeiten. Klicken Sie einfach auf die Zeile der Nachricht oder auf das Bleistift-Symbol. Sie erhalten folgenden Screen:

Hinweis: Sie können mehrere Emails für dasselbe Land erstellen und mit verschiedenen Triggern verschicken lassen (siehe Punkt 1.4). 


Folgende Teile der Track & Trace-Email lassen sich anpassen:

- Betreff
Der Betreff kann passend individuell angepasst werden. 

- E-mail-Nachricht
Es ist bereits eine Standard-Email erstellt. Auch diese können Sie manuell nach Ihren Wünschen ändern und anpassen. Sollten Sie die Standard-Email (zu einem späteren Zeitpunkt) wiederherstellen wollen, klicken Sie unten auf den Button "Zurücksetzen auf Standard-E-mail".

- Trigger
Ein Trigger sorgt dafür, dass die richtige Email zur richtigen Zeit verschickt wird. 


1.4 Trigger
Folgende Trigger stehen Ihnen zur Auswahl:

1. Versand in Arbeit: 
Sobald die Sendung von SendCloud angemeldet und eine Track & Trace-Sendungsnummer erstellt wurde, erhält der Empfänger diese Nachricht. 

2. Paket unterwegs:
Wenn die Sendung vom Paketdienst übernommen wurde, wird diese Nachricht an den Kunden geschickt.

3. Zugestellt:
Wird die Ware an den Empfänger oder eine Lieferstelle geliefert, wird der Empfänger darüber benachrichtigt.TIPP: Sie können diese Nachricht verwenden, um zu überprüfen, ob die Ware ordnungsgemäß bei Ihrem Kunden angekommen ist.  

4. Unfrankierte Sendung: 
Hierbei handelt es sich um eine Briefsendung ohne Track & Trace-Nummer. Dies ist nützlich, um den Kunden zu informieren, dass die Sendung als Brief zugestellt wird.

4. Land: 
Unter Land können Sie das Empfängerland auswählen. Die Benachrichtigung wird sodann in der jeweiligen Sprache bzw. Englisch zugestellt. 

1.5 Tags
Sie können Tags verwenden, um vorhandene Kundendaten wie z.B. Empfängername oder Bestellnummer im Track & Trace-Email zu verwenden.

Wenn Sie Ihre Track & Trace-Emails nach Ihren Bedürfnissen angepasst und gespeichert haben, klicken Sie auf "Zurück". Sie kehren auf die Seite mit der Email-Zusammenfassung zurück.

Hinweis: Bei Unfrankierten Sendungen werden keine Track & Trace-Codes erstellt. Dementsprechend macht es keinen Sinn, den Tag {{tracktrace}} zu verwenden. 


2 Track & Trace Profil
Hier finden Sie Infos, wie Sie ein zusätzliches Track & Trace-Profil erstellen und überprüfen können, ob bestimmte Emails versendet wurden.

2.1 E-mail Profil hinzufügen
Es ist möglich, ein zusätzliches Profil neben dem Standardprofil zu erstellen. So können Sie z.B. das Profil wechseln an bestimmten Feiertagen oder während der Ferienzeit, wo andere Lieferzeiten gelten. Mit "Hinzufügen" können Sie ein neues Profil erstellen.

Geben Sie folgende Daten an:

- Profilname
Der Name, den Sie diesem Profil zuweisen möchten.

- Profil aktiv: ja/nein
Nachdem Sie diese Information ausgefüllt haben, können Sie das Profil aktivieren.

Hinweis: Nur ein Profil kann aktiv sein. Dennoch kann ein Profil mehrere Track & Trace Emails enthalten.  

2.2 Logbuch
Im Logbuch sehen Sie an wen und wann Sie Track & Trace-Emails geschickt haben. Im Verlauf finden Sie eine Übersicht über die letzten 100 Nachrichten. Unter E-mail Status sehen Sie, ob die Email tatsächlich vom Kunden empfangen wurde. Unter Statusgrund finden Sie Details zum Versandstatus, z.B. wenn die Email nicht durchgegangen ist. 

2.3 Einstellungen
Hier können Sie folgenden festlegen:

  • Ob Track & Trace-Emails versenden werden.
  • Ob das Logo des Versanddienstleisters in der Email angezeigt wird.
  • Ob Sie eine Kopie von jeder Track & Trace-Nachricht erhalten wollen. 

 3 Vorschau

Um zu sehen, wie die Track & Trace-Email aussieht, können Sie eine Probe-Email an sich selbst schicken. 




Geschafft!
Sie haben Ihre Track & Trace-Emails erfolgreich angepasst. Wenn etwas unklar ist oder wenn Sie Fragen haben kontaktieren Sie uns unter kontakt@sendcloud.de. Wir freuen uns Ihnen zu helfen!