Het artikel dat je probeert te bekijken is alleen toegankelijk als uw primaire e-mail adres is geverifieerd. Klik hier om je e-mail adres te verifiëren.

Track & Trace instellingen

Standaard voorzien wij je al met één Track & Trace profiel waarin standaard Track & Trace e-mails zijn opgenomen, namelijk een Nederlandse en een Engelse mail.

Hoe je deze E-mails kan personaliseren lees je hier.

 

Zodra je inlogt op je SendCloud account en kiest in het linkermenu voor 'Instellingen', zie je in het drop-down menu de functie: 'Klantcommunicatie'.


Als je op deze functie klikt, zie je onderstaand scherm. Hierin kun je drie keuzes maken:
- Toevoegen
- Logboek
- Instellingen



Je kan het standaard of default profiel hier bekijken en aanpassen door op het potloodje te klikken. We zullen eerst hierop inzoomen voor we de andere opties behandelen.

1 Standaard track & trace e-mail bewerken
Het is mogelijk om iedere Track & Trace mail (of een compleet profiel hiervan) aan te passen. Dit kun je doen door op het potloodje te klikken rechts in het scherm.


Hier krijg je het volgende scherm te zien met drie opties:
- Algemeen
- E-mails
- Voorbeeld


1.1 Algemeen
Hier kun je jouw profielnaam, afzendernaam en logo aanpassen. Daarnaast kun je een standaard land selecteren.

Let op: Voor verzendingen naar landen waarvoor je geen aparte 'trigger' hebt ingesteld wordt een standaard (pre)geconfigureerde Engelse mail verzonden.

1.2 E-mails
Bij de e-mails zijn er twee standaard Track & Trace e-mails opgenomen. Eén e-mail in het Nederlands en één in het Engels. Zodra er een pakket buiten Nederland wordt verstuurd, zal de ontvanger een standaard Track & Trace mail in het Engels (Verenigd Koninkrijk) ontvangen.

Je kunt dit overzicht een Track & Trace e-mail aanmaken per land. Stel dat je een Duitse Track & Trace mail hebt aangemaakt en opgeslagen en je verstuurt een zending naar Duitsland, dan zal de ontvanger automatisch de Duitse e-mail ontvangen. Heb je geen aparte Duitse e-mail aangemaakt en je verstuurd de zending naar Duitsland, dan zal de Track & Trace e-mail in het Engels worden verzonden.

1.3 E-mail bewerken
Het is mogelijk om beide standaard e-mails handmatig aan te passen. Dit kun je doen door rechts op de potloodjes te klikken. Je komt dan in onderstaand scherm.

Let op: Het is dus mogelijk om meerdere e-mails naar hetzelfde land te sturen doordat je verschillende triggers gebruikt (zie 1.4).

Je kunt hier de volgende onderdelen van de Track & Trace e-mail aanpassen:

- Onderwerp
Het onderwerp staat nu op 'uw pakket volgen', maar dit kan je veranderen naar een onderwerp naar keuze.

- E-mail bericht
Er is al e en standaard e-mail aangemaakt. Dit kun je handmatig veranderen en aanpassen naar jouw eigen wens. Wil je weer terug naar de standaard e-mail? Klik dan rechtsonder op 'standaard e-mail herstellen' om alle velden weer naar hun originele teksten te herstellen.

- Trigger
Een trigger zorgt ervoor dat de juiste e-mail op het juiste tijdstip bezorgd wordt. Een trigger is dus in feite gebaseerd op de meest recente status van de verzending.

1.4 Triggers
De verschillende beschikbare triggers zijn:

1. Gereed voor verzending: Zodra de zending bij SendCloud is aangemaakt en er een Track & Trace code aan gekoppeld is, zal de ontvanger hierover dit bericht ontvangen.

2. Zending is onderweg:
Zodra de zending in het netwerk van de desbetreffende vervoerder zit, zal de ontvanger hierover dit bericht ontvangen.

3. Zending afgeleverd:
Als de zending bij de ontvanger of bij een afleverlocatie is afgeleverd, zal de ontvanger hierover dit bericht ontvangen. TIP, je kunt deze status bijvoorbeeld gebruiken om een product review van de door de klant ontvangen bestelling te vragen.

4. Ongefrankeerd label:
Dit betreft een briefpost zending zonder Track & Trace code. Dit is handig om gebruikers op de hoogte te stellen dat het product onderweg is middels briefpost.

Let op: Bij de optie 'Land', kun je aangeven in naar welk land de e-mail wordt gestuurd. Zorg er dus voor dat de e-mail in de juiste taal is geconfigureerd.

1.5 Beschikbare tags
De beschikbare tags worden gebruikt om de variabele zending- en klant gerelateerde gegevens te verwerken in de Track & Trace mail. Door de tags te gebruiken kun je zelf indelen waar deze gegevens komen te staan.

Als je jouw Track & Trace e-mail naar eigen voorkeur hebt aangepast en opgeslagen, klik dan op 'terug'. Je komt dan weer op het scherm 'Overzicht van e-mails'.

Let op: Bij de trigger 'Ongefrankeerd label' kun je geen gebruik maken van de tag 'Track & Trace code', voor ongefrankeerde labels worden nooit Track & Trace codes gegenereerd.

2 Track & Trace profielen
Hier vind je alle informatie om een extra Track & Trace profiel aan te maken en om te controleren of bepaalde e-mails zijn verzonden.

2.1 Toevoegen e-mail profiel
Het is mogelijk om een extra profiel aan te maken naast het standaard profiel.
Hierdoor kun je bijvoorbeeld gemakkelijk switchen van profiel bij bepaalde feestdagen of tijdens vakantieperiodes waar andere leveringstijden van toepassing zij. Bij de optie 'toevoegen' kun je een nieuwe profiel aanmaken.

Hier vul je de volgende gegevens in:
- Profiel naam
De naam die je gebruikt om je eigen profiel te herkennen.
- Afzender naam
De naam die je wilt gebruiken als afzender
- Activeren
Nadat je deze gegevens hebt ingevuld, kun je het profiel activeren.

Let op: Er kan maar één profiel actief zijn. Een profiel kan wel meerdere Track & Trace e-mails bevatten.

2.2 Logboek
Je kunt het logboek gebruiken om bij te houden naar wie en wanneer je Track & Trace e-mail(s) hebt verzonden. Je kunt maximaal de laatste 100 e-mails terugvinden in dit logboek. Bij het kopje 'E-mail status' kun je zien of de e-mails daadwerkelijk bij de ontvanger zijn aangekomen. Worden de e-mails niet ontvangen door de ontvanger, dan kun je bij het kopje 'Reden' zien wat er mis gaat. 

2.3 Instellingen
Bij de instellingen kun je aangeven:
- Of er Track & Trace mails worden verstuurd. Als je deze optie uitvinkt zullen de ontvangers geen Track & trace e-mails meer ontvangen.
- Of het logo van de vervoerder zichtbaar is.
- Of je een kopie van iedere Track & Trace e-mail wenst te ontvangen.


3 Voorbeeld
Om een inzicht te krijgen hoe de Track & Trace e-mails eruit komen te zien, kun je een voorbeeld e-mail naar jezelf sturen. Binnen een minuut ontvang je de e-mail zoals deze naar een klant verstuurd zou worden bij de gekozen trigger. 


Gelukt!
Succes met het instellen van je gepersonaliseerde Track & Trace e-mails. Indien er iets niet duidelijk is of wanneer je vragen hebt over de Track & Trace e-mail service, neem dan contact op via contact@sendcloud.nl. We helpen je graag verder!